ขั้นตอนสำคัญสำหรับการจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จ

ข้อมูลไม่สามารถเผยแพร่เป็นความรู้ได้หากไม่มีกระบวนการอนุมัติความรู้ที่เหมาะสมฐานความรู้ที่ครอบคลุมช่วยลดความจำเป็นในการค้นหาใหม่หรือจัดรูปแบบความรู้ใหม่ความรู้ที่ไม่ได้ให้บริการคือความรู้ที่สูญเปล่า และเพื่อให้ความรู้ที่ได้รับจากประสบการณ์และการวิจัยเป็นประโยชน์ องค์กรด้านไอทีจำเป็นต้องจัดระเบียบ จัดการ และใช้ประโยชน์ในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โชคดีที่วิธีที่ดีที่สุดไม่ใช่

งานง่ายๆ เมื่อคุณใช้กลเม็ดง่ายๆ เพื่อสร้างฐานความรู้ที่ลึกซึ้ง

 (KB) ฐานความรู้ที่ดีช่วยลดความจำเป็นในการค้นหาใหม่หรือจัดรูปแบบความรู้ใหม่ และปรับปรุงกระบวนการสนับสนุน

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่ช่วยสร้างฐานความรู้ที่ประสบความสำเร็จ

สร้าง KB ของคุณด้วยการรวบรวมข้อมูลส่วนที่สำคัญที่สุดของการจัดการความรู้คือการสร้างความรู้ ขั้นตอนแรกคือการระบุแหล่งที่มาที่คาดหวังเพื่อรับและดึงความรู้ วิธีแก้ปัญหาทั่วไปสามารถใช้เป็นเทมเพลตได้หากเพิ่มลงใน KB เป็นรายการความรู้

การแปลงความรู้โดยปริยายเป็นความรู้ที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับระบบการจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม การแปลงนั้นต้องใช้ความพยายามร่วมกันด้วยการตรวจสอบอย่างรอบคอบและข้อมูลจากช่างเทคนิคที่มีประสบการณ์ นอกจากนี้ เพื่อให้ได้ KB ที่ครอบคลุม ขอแนะนำให้ช่างเทคนิคไอทีของคุณย้ายความละเอียดไปยัง KB โดยตรง แอปพลิเคชันแผนกช่วยเหลือด้านไอทีที่ดีจะช่วยให้สามารถสร้างบทความองค์ความรู้ได้โดยตรงจากการแก้ปัญหาตั๋ว ลดเหตุการณ์ซ้ำได้อย่างมาก ทำให้ KB เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ใช้ความรู้เพื่อจัดหมวดหมู่ ระบุ และดึงข้อมูล

การจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่มีอยู่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการ KB ขนาดใหญ่ที่มีขอบเขตกว้าง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจัดกลุ่มรายการความรู้และวางไว้ภายใต้หัวข้อที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลไม่สูญหายไปในกลุ่มข้อมูล

มีวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถจัดระเบียบความรู้ได้ ขึ้นอยู่กับวิธีที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด การจัดกลุ่มอาจขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร เช่น แนวทางปฏิบัติหรือการแก้ไขจุดบกพร่อง หรือตามหัวข้อ เช่น ปัญหาเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์หรือการอัปเดตซอฟต์แวร์ การสร้างลำดับชั้นเชิงตรรกะเป็นวิธีการที่ช่วยให้การนำทางของผู้ใช้ง่ายขึ้น ลำดับชั้นควรเริ่มต้นด้วยหัวข้อกว้างๆ และไปยังหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อย

การใช้กระบวนการอนุมัติความรู้

การสร้างฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างดีและมีความเกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญ คุณภาพของเนื้อหาควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องเพื่อความถูกต้องและความเกี่ยวข้อง ท้ายที่สุด ข้อมูลไม่สามารถเผยแพร่เป็นความรู้ได้หากไม่มีกระบวนการอนุมัติความรู้ที่เหมาะสม เนื้อหาที่สร้างขึ้นทั้งหมดจะต้องผ่าน

การตรวจสอบโดยเพื่อนและควรได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ตามบรรทัดเหล่านี้ คุณสามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีการเผยแพร่โซลูชันโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากเพียร์ สร้างบทบาทผู้จัดการความรู้ที่ไม่เหมือนใครพร้อมสิทธิ์ในการอนุมัติโซลูชัน การกำหนดค่าทริกเกอร์อัตโนมัติสำหรับการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติเมื่อส่งโซลูชันจะทำให้กระบวนการอนุมัติง่ายขึ้น กระบวนการอนุมัติช่วยขจัดความคลุมเครือ ทำให้รายการความรู้แม่นยำยิ่งขึ้น และลดการเปิดตั๋วที่ปิดไปแล้วซ้ำ ตัวอย่างเช่น อาจมีวิธีแก้ไขปัญหาหลายอย่างในการแก้ไขปัญหาเครื่องพิมพ์ (ปัญหาเครือข่าย ปัญหาฮาร์ดแวร์ ฯลฯ) อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการอนุมัติควรจะสามารถตัดสินใจเลือกแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมได้

เลือกผู้ชมของคุณ

ข้อมูลบางส่วนใน KB ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ทั้งหมด ด้วยการเลือกผู้ชมที่เหมาะสมสำหรับรายการความรู้ คุณสามารถขจัดความยุ่งเหยิงในพอร์ทัลแบบบริการตนเองของผู้ใช้ปลายทางได้ สำหรับช่างเทคนิค ให้สร้างบทบาทและกลุ่มเฉพาะตามสาขาความเชี่ยวชาญและแบ่งปันเฉพาะหัวข้อที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น เอกสารทางการเงินเป็นความลับเสมอ ดังนั้นควรเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

แจ้งผู้ใช้ปลายทางอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่า KB จะซับซ้อนเพียงใด ก็จะไม่เกิดผลหากอยู่ไกลเกินเอื้อม การทำให้ KB เข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ใช้ปลายทางในพอร์ทัลแบบบริการตนเองจะช่วยให้พวกเขาได้รับโซลูชันโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากช่างเทคนิค ซึ่งช่วยลดจำนวนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น สามารถทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้

เมื่อผู้ใช้ปลายทางเข้าสู่ระบบแอปพลิเคชัน ระบบจะแสดงรายการโซลูชันที่ดูหรือใช้ล่าสุด

เมื่อผู้ใช้ปลายทางพยายามบันทึกตั๋ว บทความองค์ความรู้ที่เกี่ยวข้องจะถูกแนะนำตามคำสำคัญ

ในพอร์ทัลแบบบริการตนเอง ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงบทความ KB ทั้งหมดที่ทำให้พวกเขามองเห็นได้อย่างง่ายดาย

Credit : เว็บสล็อต